RMUTi Network Services

ด้วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานวิชาการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้เล็งเห็นถึงประโยชน์ของบริการที่มีให้บริการจากหน่วยงานภายนอกที่มีต่อมหาวิทยาลัย บุคลากรและนักศึกษา โดยบริการเหล่านั้นมีประสิทธิภาพสูง ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม รวมถึงลดภาระของมหาวิทยาลัยในการดำเนินการบางอย่างกับบริการที่มีให้แก่บุคลกรและนักศึกษา โดยเฉพาะบริการส่วนบุคคล งานเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่องานวิชาการจึงได้สมัครและเปิดใช้บริการ Google Apps for Education ขึ้น และให้บริการแก่บุคลากรและนักศึกษาของมหาวิทยาลัย โดยการดำเนินการนี้จะให้กระทบกับวิธีการใช้งานที่เปลี่ยนไปให้น้อยที่สุด

ประโยชน์ที่ได้จาก Google Apps for Education
บริการของ Google ที่มีให้สำหรับบุคคลสาธารณะมีมากมาย เช่น Search Engine, Youtube, Gmail, Calendar, Google Drive, และอื่นๆ แต่สำหรับบุคคลที่เป็นสมาชิกของ Google Apps for Education นั้น จะสามารถใช้บริการอื่นเพิ่มเติมจากบุคคลสาธารณะ รวมถึงสิทธิ์บางบริการจะมีมากกว่าบุคคลสาธาณะ ตัวอย่างของบริการสำหรับสมาชิกใน Google Apps for Education คือ

• Search Engine – www.google.com
• Google Plus – plus.google.com
• Google Sites – sites.google.com
• Gmail ใช้พืนที่ได้ 30GB – mail.google.com
• Google Calendar – calendar.google.com
• Google Drive ใช้พื้นที่ได้ไม่จำกัด – drive.google.com
• Google Docs, Sheets, Slides – docs.google.com
• Google Groups – groups.google.com
• Google Contacts – www.google.com/contacts
• Google Maps – maps.google.com
• Youtube – www.youtube.com
• Google Classroom – classroom.google.com

โดยประโยชน์ที่มหาวิทยาลัย บุคลากรและนักศึกษาได้รับนั้น พอสรุปได้ดังนี้

• บุคลากรและนักศึกษาสามารถใช้บริการที่มีบน Google ได้ฟรี มีบริการให้ใช้และมีสิทธิ์มากกว่าบุคคลทั่วไป
• บุคลากรและนักศึกษาใช้บริการบนระบบที่มีประสิทธิภาพสูง มีความเสถียรภาพ ใช้บริการได้ตลอดเวลา
• ระบบสามารถคัดกรองอีเมล์ที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างดี
• มหาวิทยาลัยไม่ต้องจัดหาทรัพยากรเพื่อจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้ ทั้งอีเมล์ เอกสาร และไลฟ์
• ไม่ต้องมีบุคลการในการเฝ้าระบบหรือตรวจสอบระบบบริการอีเมล์ พื้นที่ไฟล์ ที่เป็นข้อมูลส่วนบุคคล

แผนการดำเนินงาน
การเปิดใช้บริการ Google Apps for Education ที่สามารถใช้บัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต มทร.อีสาน นั้น ต้องเตรียมการและดำเนินการหลายส่วน มีการดำเนินการไปแล้วบางส่วน แผนการดำเนินการทั้งหมด มีดังนี้

• 22 – 23 ม.ค. 58: สมัครใช้บริการ Google Apps for Education – ดำเนินการแล้ว
• 1 – 7 ก.พ. 58: ตรวจสอบและคัดกรองบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต – แล้วเสร็จ 90%
• 1 – 13 ก.พ. 58: นำบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตขึ้นไปเปิดบัญชีบนบริการ Google Apps for Education – แล้วเสร็จ 90%
• 8 – 13 ก.พ. 58: สำเนาอีเมลของผู้ใช้จากระบบเมลของมหาวิทยาลัยไปยังระบบของ Gmail – แล้วเสร็จ 1%
• 14 – 15 ก.พ. 58: กำหนดการรับอีเมล์ของมหาวิทยาลัยย้ายไปยังระบบของ Gmail – รอการดำเนินการ

วิธีการใช้บริการ
บุคลากรและนักศึกษาสามารถใช้อีเมลและรหัสผ่านที่ใช้บริการภายในมหาวิทยาลัยล็อกอินและใช้บริการบน Google Apps for Education ได้ทันที

• เปิดเว็บไปยัง mail.google.com
• เข้าใช้บริการด้วย Email: อีเมล เช่น sudjai.sa@rmuti.ac.th และ Password: รหัสผ่านเดียวกันกับบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต
• อ่านข้อตกลงและคลิกปุ่มยอมรับข้อตกลง
• เข้าถึงบริการอื่นได้โดยต้องดำเนินการตามขั้นตอนของแต่ละบริการ

ผลกระทบกับผู้ใช้

• ระหว่างการดำเนินการตรวจสอบและคัดกรองบัญชีสมาชิก อาจพบว่า มีบุคลากรหรือนักศึกษาบางท่านถูกยกเลิกบัญชีสมาชิก เนื่องจากไม่พบข้อมูลจากระบบบริการการศึกษา (ESS) ซึ่งเป็นข้อมูลอย่างเป็นทางการที่บ่งชี้ว่าเป็นบุคลากรหรือนักศึกษาของมหาวิทยาลัย (ตามการดำเนินการในประกาศด้านล่าง)
• รหัสผ่านของบุคลากรหรือนักศึกษาไม่ถูกต้อง หรือไม่สามารถใช้งานได้ แก้ไขโดยการปรับปรุงรหัสผ่านบนระบบจัดการข้อมูลและบริการอินเทอร์เน็ตนี้อีกครั้ง หรือขอแก้ไขรหัสผ่านที่จัดการบัญชีสมาชิกประจำแต่ละวิทยาเขต
• การนำบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ตขึ้นไปเปิดบัญชีบนบริการ Google Apps for Education จะกระทำโดยอัตโนมัติทุก 15 นาที หากมีการสมัครหรืแก้ไขข้อมูลบัญชีสมาชิกอินเทอร์เน็ต จะต้องรออย่างน้อยเวลา 15 นาที จึงจะสามารถใช้บริการ Google Apps for Education ได้

ข้อกำหนดอื่น

• มหาวิทยาลัยจะคงบัญชีสมาชิกของบุคลากรและนักศึกษาไว้ในระบบ Google Apps for Education ตลอดไป หรือให้นานเท่าที่มหาวิทยาลัยจะสามารถกระทำได้ หรือนานเท่ากับที่ Google Apps for Education ยังให้บริการอยู่ กรณีที่บุคลากรหรือนักศึกษาที่ไม่ได้อยู่ในมหวิทยาลัยแล้ว เช่น บุคลากรเกษียณหรือลาออก นักศึกษาสิ้นสุดสภาพการเป็นนักศึกษา มหาวิทยาลัยจะส่งอีเมลเพื่อสอบถามความต้องการในใช้งานเป็นระยะ และจะยกเลิกบัญชีสมาชิกเมื่อไม่มีการยืนยัน ทั้งนี้ จะมีการกำหนดเป็นนโยบาย และแจ้งให้ทราบอีกครั้ง
• หลังจากการย้ายระบบเมลไปยัง Gmail อย่างเต็มรูปแบบแล้ว มหาวิทยาลัยจะคงให้บุคลากรและนักศึกษาเข้าถึงอีเมล์ในระบบเดิมอีกระยะหนึ่ง เพื่อดำเนินการสำเนาอีเมล์ออกจากระบบ แต่จะมีเฉพาะอีเมลเก่าก่อนการย้ายระบบเท่านั้น เมื่อถึงระยะเวลาที่กำหนด มหาวิทยาลัยจะลบอีเมล์เก่าออกไป แต่จะแจ้งให้ทราบอีกครั้ง